Purchase Order: Pengertian, Kegunaan, & Cara Membuatnya - Smartertech

Purchase Order: Pengertian, Kegunaan, & Cara Membuatnya

Purchase Order

Purchase order (PO) atau yang juga dikenal dengan pesanan pembelian adalah hal yang tak bisa dipisahkan dalam dunia usaha. Kebutuhan akan bahan dasar yang komplek dan berkelanjutan menjadikan kegiatan po harus dilakukan secara profesional. Baik usaha dengan skala kecil hingga besar membutuhkannya agar stok bahan baku produk dalam keadaan aman.

Untuk mengetahui lebih jelas mengenai pengertian, kegunaan, dan cara pembuatan contoh purchase order, simaklah penjelasan di bawah ini. Kegiatan purchase order ini akan sangat berguna untukmu yang sedang menjalankan bisnis.

BACA JUGA : Cara Baru Download Kwitansi Pembayaran, Cari Tahu Selengkapnya!

1. Pengertian Purchase Order

Purchase order (PO) adalah dokumen yang dikirimkan dari pembeli untuk penjual. Pada dokumen pesanan pembelian ini memuat data jenis produk, jumlah produk, harga, tanggal pemesanan, pajak yang dibayarkan dan berbagai data lainnya. Dokumen PO inipun bersifat resmi yang berisikan kontrak kerja sama antara pihak penjual dan pembeli. 

contoh Purchase order (PO) inipun berbeda dengan faktur (invoice). Dokumen PO dikirimkan oleh pembeli ke penjual sebelum pesanan dibuat. Sementara dokumen faktur dikirimkan penjual ke pembeli bersama dengan pengiriman barang kepada pembeli. 

2. Kegunaan Purchase Order

Adapun kegunaan purchase order (PO) adalah sebagai berikut ini:

    1. Sebagai kontrak kerja sama yang sah antara penjual dan pembeli.
    2. Untuk menghindari kesalahan dan kecurangan yang dilakukan oleh kedua belah pihak.
    3. Membantu pelacakan pesanan oleh penjual dan pembeli.
    4. PO dapat memudahkan rencana pengiriman dan inventaris produk.
    5. Sebagai bukti hukum yang sah apabila terjadi perselisihan.
    6. Dokumen PO dapat memudahkan penjual dalam pengajuan pinjaman.  

3. Cara Pembuatan

Adapun langkah-langkah pembuatan purchase order (PO) adalah sebagai berikut ini:

1. penentuan Supplier

Sebelum membeli produk dengan jumlah yang besar untuk usahamu, tentunya kamu harus selektif dalam memilih supplier. Agar produk yang kamu dapatkan pun memiliki kualitas yang baik, harga yag murah, dan tentunya terpercaya. Kamu pun dapat mengetahui info supplier mulai dari iklan, email peawaran, dan direktori perdagangan. 

2. Perhitungan Stok

Langkah selanjutnya adalah pihak pembeli menghitung stok baik pada gudang maupun stok yang sedang diproses. Pembeli pun dapat memperkirakan jumlah produk yang akan dipesan berdasarkan ketersediaan stok.

3. Pembuatan PO

Setelah mengetahui jumlah produk yang akan dipesan, pembeli pun mengirimkan dokumen PO yang memuat kuantitas, spesifikasi produk, dan data pelengkap lain. Dokumen PO pun dapat dikirimkan melalui e-mail, maupun melalui aplikasi terkait. Jangan lupa untuk menyimpan rekapan data PO sebagai arsip dan tembusan ke bagian gudang dan keuangan.

4. Pengiriman Produk

Setelah menerima dokumen PO yang dikirimkan oleh pembeli, pihak supplier pun segera mengecek persediaan produk yang diminta oleh pembeli. Apabila produk yang dibutuhkan tersedia, supplier pun segera menyiapkan dan mengemasinya untuk dikirim ke pembeli. 

Supplier pun menyertakan faktur (surat jalan) yang berisikan kuantitas, total harga, dan spesifikasi produk yang dikirimkan. Pengiriman pun dapat dilakukan melalui jasa ekspedisi maupun jasa pengiriman yang telah disediakan oleh supplier.

5. Pengecekan Produk

Saat produk telah sampai, pihak pembeli pun harus segera melakukan pengecekan barang yang dikirimkan berdasarkan fakur yang dikirim. Pengecekan produk sebaiknya dilakukan di depan jasa pengiriman dan pembeli untuk menghindari kecurangan atau kecurigaan.

6. Pembayaran

Pembayaran yang dilakukan oleh pihak pembeli ke pihak penjual berdasarkan kontrak kerja sama antara kedua belah pihak. Pemberian DP, proses pembayaran, dan jenis pembayaran pun diatur dalam kontrak tersebut.

Dalam dunia yang serba cepat ini, perhitungan inventori produk secara konvensional pun kian ditinggalkan pengusaha. Proses pembelian barang inipun rawan terjadi kecurangan yang dilakukan oleh karyawanmu. Untuk mempermudah dalam melakukan  pembelian barang, sebaiknya kamu menggunakan ESB POS. Melalui fiturnya, yaitu ESB Core yang telah terhubung dengan banking API, membuat proses pembayaran pun menjadi aman. ESB Core pun dapat memudahkanmu dalam menghitung persediaan barang dan memonitor bisnismu.

Leave a Reply